Cómo cambiar de gestoría sin que se te quede nada a medias

Cambiar de gestoría no requiere ningún trámite oficial. No hay un formulario que registre el cambio ni una administración a la que avisar. Y precisamente porque no lo hay, la operación se hace muchas veces mal: se corta la relación antes de tener los papeles, se cambia en plena campaña y el primer trimestre llega con dos declares y ninguna certeza sobre quién presentó qué.

Primero: ¿de verdad merece la pena cambiar?

Cambiar de despacho cuesta tiempo y siempre hay un trimestre de riesgo. Antes de moverlo todo, comprueba si tu problema es de precio o de servicio: si el problema es que no te contestan, cambiar de persona puede arreglarlo; si es que te cobran extras por cosas que dabas por incluidas, cambiar de contrato puede ser suficiente.

Estas son las señales que justifican el cambio:

• No recibes copia de los modelos presentados ni sabes qué se ha declarado en tu nombre.
• Te enteras de los plazos cuando ya han pasado.
• Aparecen conceptos en la factura que nunca se hablaron.
• Errores repetidos en nóminas o en IVA que asumes tú.
• El despacho ha crecido y ya no tiene a nadie que conozca tu negocio.

Cuándo hacerlo (y cuándo no)

El mejor momento es justo después de presentar un trimestre, con los papeles frescos y por delante dos meses y medio hasta el siguiente. El peor: marzo y abril (cierre de ejercicio, cuentas anuales y renta a la vez), julio (Impuesto de Sociedades) y los últimos diez días de cualquier trimestre.

Si eres sociedad, evita también el mes en que toca depositar las cuentas anuales. Y si tienes empleados, no cambies sin tener claras las fechas de nóminas y de presentación de Seguridad Social: un mes duplicado se nota en el banco.

Qué documentación tienes que recuperar

Todo esto es tuyo, no del despacho. Pídelo por escrito, con fecha, y guarda el correo. Marca un plazo razonable (quince días es lo normal) y no amenaces: casi siempre se entrega sin drama, porque retener documentación de un cliente no tiene ninguna base legal.

• Libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión, o la contabilidad completa si eres sociedad.
• Balance, cuenta de resultados y memoria del último ejercicio, con el justificante del depósito.
• Modelos presentados de los últimos cuatro años con sus justificantes: 303, 130, 111, 115, 390, 190, 200, 100.
• Facturas emitidas y recibidas, ordenadas por trimestre.
• Nóminas, contratos, altas y bajas, y los TC2 o el informe de trabajadores en alta.
• Escrituras, préstamos, contratos de alquiler, inmovilizado e inventario, si los hay.
• Tu certificado digital. Ese es tuyo siempre: si el despacho lo tiene, se revoca y se emite otro.

Los dos apoderamientos que hay que mover

Hay dos autorizaciones que mucha gente olvida porque no se ven:

1. La representación ante Hacienda. Si el despacho presentaba en tu nombre, tienes que revocar la autorización en la sede de la Agencia Tributaria y dársela a la nueva gestoría. Si no lo haces, la anterior sigue pudiendo presentar cosas por ti.
2. La autorización en la Seguridad Social, si tienes empleados y el despacho presentaba altas, bajas o nóminas a través del sistema RED. Se gestiona desde la sede de la Seguridad Social y conviene tenerla cerrada antes del primer día del mes.

El traspaso, paso a paso

1. Elige la nueva gestoría y pide una propuesta cerrada por escrito, con lo que incluye.
2. Comunica el cambio a la anterior por correo, con fecha de efecto (por ejemplo, el día 1 del mes siguiente).
3. Pide la documentación de la lista anterior y confirma que está completa.
4. Firma con la nueva el contrato y la autorización de representación.
5. Revisa con la nueva que todos los modelos del último trimestre están presentados.
6. El primer mes, compara: lo que te cobran, lo que se ha presentado y lo que aparece en Hacienda.

Qué comprobar el primer mes

• Que los modelos del trimestre anterior siguen presentados y sin requerimientos abiertos.
• Que la nueva gestoría ha recibido las notificaciones electrónicas.
• Que la nómina, si la hay, sale con la misma base de cotización y el mismo convenio.
• Que en la factura aparecen los conceptos pactados, sin extras de arranque sorpresa.

Algunos despachos cobran un importe por "traspaso" o por preparar el histórico. No es ilegal, pero tiene que estar en el contrato: si no está, no hay obligación de pagarlo más allá de las cuotas pendientes de los servicios ya prestados.

Si estás en Sevilla

Puedes pedir propuestas a varias gestorías de Sevilla y su provincia con un mismo formulario, contarles tu situación y recibir su precio antes de mover nada. Así el cambio se decide con dos o tres propuestas encima de la mesa en lugar de con una sola.